Actuellement, le télésecrétariat est une solution qui attire de nombreuses entreprises et de plus en plus de professionnels. En effet, ils ont compris que la gestion des tâches administratives est une activité chronophage. De ce fait, ils préfèrent décharger leurs salariés de cette tâche et la confier à un télésecrétariat à Madagascar ou ailleurs. Pour comprendre cette décision, vous trouverez dans cet article l’importance et les avantages qu’apporte le télésecrétariat en entreprise.
Qu’est-ce que le télésecrétariat ? Et en quoi consiste-t-il ?
Pour comprendre son importance, il faut savoir que le télésecrétariat est le fait d’exercer le travail de secrétariat à distance à l’aide d’outils de télécommunication. De ce fait, le télésecrétaire effectue les missions d’un secrétaire classique. Par exemple, il assure l’accueil téléphonique de l’entreprise cliente et gère les rendez-vous ainsi que les agendas des personnels de l’établissement. Il peut aussi transférer les appels aux bons interlocuteurs et prendre des messages des appelants si besoin est.
En plus de la gestion des appels, le secrétaire à distance aura pour mission de réaliser diverses tâches administratives comme la gestion des e-mails, le classement des documents, la rédaction de comptes-rendus, etc. Il devra également faire l’interface entre le client et ses prestataires, et assurer le service après-vente en informant les consommateurs, réceptionnant les requêtes et réclamations d’entreprises clientes…
En raison de l’accroissement du nombre de télésecrétaires, certains d’entre eux se sont spécialisés dans un domaine spécifique pour proposer des prestations spécialisées. Ainsi, vous trouverez des télésecrétaires médicaux, juridiques ou encore spécialisés dans l’immobilier, le bâtiment, etc. Si vous souhaitez collaborer avec un secrétaire à distance, vous aurez le choix entre un professionnel indépendant qui travaille à son compte ou un prestataire spécialisé en télésecrétariat à Madagascar ou ailleurs.
Les avantages du télésecrétariat pour une entreprise
Le télésecrétariat offre de nombreux avantages dont les principaux sont :
Un gain de temps non négligeable
Puisque cette solution englobe pratiquement toutes les tâches administratives, vos collaborateurs gagneront un temps considérable pour se concentrer sur les activités principales de l’entreprise. Par conséquent, ils ne risquent plus d’être dérangés par un appel inopportun et se focaliseront sur leurs propres missions.
Une prestation de qualité
Les télésecrétaires sont des professionnels rigoureux et sérieux qui mettront tout en œuvre pour exécuter correctement les tâches qui leur ont été confiées. Ils veilleront aussi à réaliser leurs travaux dans les délais prédéfinis selon les consignes de l’entreprise cliente. Pensez donc à vous rapprocher d’un prestataire expérimenté en télésecrétariat à Madagascar ou dans un autre pays.
Une meilleure disponibilité
Contrairement à un secrétaire classique, un télésecrétaire peut travailler à des heures décalées, pendant les week-ends et même durant les jours fériés. Selon les termes du contrat, votre entreprise pourra se montrer active en permanence et afficher une disponibilité, 24 h/24 et 7j/7.
Une solution économique sur le long terme
Grâce au télésecrétariat, vous pourrez faire des économies puisque vous n’aurez plus à payer les charges sociales des employés étant donné qu’ils sont pris en charge par votre prestataire. En effet, vous payerez uniquement les services effectués selon les cahiers de charges.
Une organisation en interne plus adaptée
Cette solution vous évitera les problèmes organisationnels liés aux absences inopinées de votre secrétaire. Avec votre prestataire, vous n’aurez plus à vous en inquiéter. Car c’est à lui de gérer toute absence inopinée ou légitime de ses télésecrétaires tout en assurant quand même la continuité de ses missions. En effet, il veillera à ce qu’il y ait toujours un secrétaire à distance qui répondra au nom de votre entreprise dans ses locaux.
Faire appel à prestataire en télésecrétariat à Madagascar
Pour profiter de ces avantages précédemment évoqués, il est important de bien choisir son prestataire. En effet, certaines entreprises se tournent vers le télésecrétariat à Madagascar. L’une des principales raisons s’avère être le coût, car la Grande Île s’est forgé une réputation concernant ses tarifs compétitifs. Mais ce n’est pas tout puisque les prestataires de l’île mettent aussi un point d’honneur sur la qualité de leur communication.
Ils s’assurent donc que leurs télésecrétaires soient toujours polis ainsi que courtois envers les clients et les collaborateurs de l’entreprise cliente. De plus, certains prestataires sont connus pour leurs années d’expérience dans le domaine, donc n’hésitez pas à les comparer avant de signer un contrat.
