Avant, pour que les dossiers soient convertis dans un format plus administratifs, on utilisait la machine à écrire. Mais avec le temps, cette dactylographie traditionnelle s’est rénové et remplacé par le clavier de l’ordinateur. Cette activité demande du savoir-faire et c’est l’opérateur de saisie qui assure cette tâche. Avec l’expansion de la digitalisation à l’heure actuelle, notre quotidien est sous l’emprise de la numérisation. On n’a plus besoin de feuilleter toutes les paperasses et les documents car tout est converti sous un fichier électronique et tout cela nécessite la saisie de données. Mais de quoi s’agit-il ?
La saisie de données, c’est quoi ?
En fait c’est une sorte de copie du contenu d’un dossier manuscrit ou d’un enregistrement vocal à intégrer dans un support électronique. Dans une entreprise, une bonne organisation ne peut pas se passer de la saisie de données car c’est indispensable pour optimiser le rangement et réduire le désordre. C’est aussi la base de toute gestion car au lieu d’agencer, de feuilleter les tas de documents, il suffit d’un simple clic pour se procurer du nécessaire. Pour effectuer la saisie, il faut un ordinateur, une connexion internet, une imprimante, un scanner, un téléphone.
Dans ce métier, on peut être un opérateur en freelance qui travaille à domicile ou se déplace chez le client et le tarif varie selon le volume de la tâche et les frais divers. Il peut être un employé au sein d’une société après recrutement et sous contrat avec une rémunération mensuelle. L’opérateur peut aussi s’affiler dans une agence ou collaborer avec un groupe de quelques professionnels et travailler à son compte depuis sa maison ou en tant que salarié.
Qu’est-ce qu’on fait dans la saisie de données ?
L’opérateur de saisie de données est présent partout avec cette ère de digitalisation accrue. Aucune erreur n’est admise chez ces professionnels car ils traitent dans la majorité des cas des documents confidentiels. Il peut travailler dans les laboratoires d’analyses, le cabinet médical et les hôpitaux, dans les banques et les entreprises commerciales, dans les écoles, dans le cabinet d’avocat, etc. Les données à saisir sont donc de différentes sortes et il faut détenir une compétence requise pour le faire. Il y a les données à caractères alphabétiques dans le texte, les données numériques comme les numéros de compte, les montants en comptabilité, les chiffres en statistiques, les enregistrements phoniques, etc.
Les missions de l’opérateur de saisie
Il faut être diplômé pour être un agent de saisie de données car il demande une compétence et une aptitude à travailler de façon autonome. Dans les interviews, les vidéo-conférences, les réunions, il faut une prise de note rapide sous forme de sténographie et une nouvelle rédaction de toutes les informations recueillies. La transcription des données vocales doit être fait sur-mesure et correcte pour satisfaire les clients. On ne doit pas négliger les consignes et le délai de livraison.
Parfois, l’opérateur s’occupe de la correction, de la mise à jour des données tout en gardant la confidentialité. Il doit avoir une vitesse de frappe de 50 mots par minute minimum et maitriser les règles grammaticales de la langue de travail. Une bonne acuité visuelle et un sens organisationnel sont indispensables dans ce métier. L’envoi des e-mails, l’impression des fichiers peuvent également être fait selon le contrat.
